Base documentaire numérique

Nous implémentons un système d´archivage numérique qui vous permet de numériser tous les documents d´entreprise. Dès que le document est numérisé, il est automatiquement identifié et enregistré dans la base documentaire.

La base documentaire permet de produire la liste exhaustive de tous les documents de votre organisation.  Vous connaissez désormais l´identité de chaque document avec sa localisation.

Les documents sont enregistrés et classés dans la base documentaire umérique avec des informations descriptives. Vous avez désormais un accès rapide, sécurisé et tracé à tous les documents de votre organisation en un seul clic.

Les originaux de votre coeur de métier doivent etre conservés dans les archives physiques. Chaque document original sera classé dans les archives physiques avec un numéro de cotation unique qui désigne son emplacement physique. Ce numéro est saisie dans la base documentaire numérique pour faciliter l´accès rapide à l´original du document en cas de besoin.

La base documentaire permet de retrouver les doublons, les copies, les documents obsolètes à détruire et les documents en fin de vie à verser aux archives nationales pour gagner plus d´espace de stockage.