Mise en place d´une Gestion Électronique des Documents (GED)

Objectifs:

Maîtriser les problèmes relatifs à la gestion des documents, des techniques de rédaction des Termes De Référence (TDR) et de pilotage du projet de Gestion Electronique des Documents (GED). Acquérir une connaissance pratique des méthodes, des outils numériques, des normes internationales et des bonnes pratiques pour la Gestion Electronique des documents.

 

Public:

Personnes en charge de la gestion des documents, du courrier, de la documentation et des archives dans les administrations et les entreprises. Ainsi que les responsables des projets de Gestion Electronique des Documents.

 

Contenu:

Les sujets ci-dessous sont abordés en profondeur:

- Problèmes relatifs à la gestion des documents

- Techniques de rédaction des TDR et pilotage du projet GED

- Méthodes et Outils pour la Gestion Electronique des Documents

- Normes internationales et bonnes pratiques pour la GED

- Initiation pratique à la solution GED DocuWare

 

Compétences et savoir-Faire:

Capacité à recueillir les données pour l´initiation, cadrage et pilotage d´un projet GED.

Mise en place d´une GED comme boîte à outils numériques qui permet de transformer les documents papier en documents numériques, intégrant des méthodes de gestion des documents dans un environnement numérique. Une solution GED qui offre les avantages du passage en numérique tout en protégeant les documents contre la perte et la détérioration.

 

Durée: 15 jours

Mise en place d´un SAE pour la gestion des  Archives Nationales

Objectifs:

Maîtriser les problèmes relatifs à la gestion des documents, des techniques de rédaction des Termes De Référence (TDR) et de pilotage du projet de mise en place d´un Système d´Archivage Electronique (SAE) au niveau des Archives Nationales d´un pays. Acquérir une connaissance pratique des méthodes, des outils numériques, des normes internationales et des bonnes pratiques pour la mise en place et d´audit d´un SAE.

 

Public:

Personnes en charge de la gestion des archives nationales et de la documentation au sein des administrations publiques.

 

Contenu:

Les sujets ci-dessous sont abordés en profondeur:

- Problèmes relatifs à la gestion des documents d´archives

- Techniques de rédaction des TDR et pilotage du projet SAE

- Méthodes et Outils pour la mise en place d´un SAE à valeur probante

- Normes internationales et bonnes pratiques pour la gestion et audit d´un SAE

 

 

Compétences et savoir-Faire:

Capacité à recueillir les données pour l´initiation, cadrage et pilotage d´un projet SAE.

Mise en place d´un SAE à valeur probante.

 

Durée: 15 jours

Recommandations pour la Protection physiques des documents

Objectifs:

Maîtriser les problèmes relatifs à la préservation et protection physique des documents d´archives. Les opérations pour assurer la préservation des fonds d´archives.

 

 

Public:

Personnes en charge de la gestion des archives et de la documentation.

 

Contenu:

-  Facteurs de dégradation et altérations physiques des documents: Dégradation par le  

   feu, l´eau, altérations chimiques et biologiques. Conditions thermo-hygrométriques.

-  Mesures de protection contre le feu et l´eau. Mesures de conditionnement et de

   rangement. Mesures de communication et consultation

- Techniques d´inspection des documents pour déceler la présence de moisissures ou   

   les traces d’infestation par des insectes ou des rongeurs. Préparation des documents

   pour leur rangement en magasin.

-  Protections physiques des documents avec de matériaux conçus pour la conservation

  à long terme. Qualité requise pour les types de papier et carton pour les documents

  d´archives.

- Normes et recommandations pour la construction et aménagement des locaux

  d´archives.

 

Compétences et savoir-Faire:

Aménagement des locaux d´archives, Protection physiques des documents d´archives

 

 

Durée: 10 jours